Vậy để tổ chức được một buổi kỷ niệm thành lập công ty thật thành công cần phải làm những gì, quy trình các bước tổ chức ra sao. Phát Hoàng Gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong tổ chức lễ tri ân khách hàng sẽ hướng dẫn cho bạn các bước cụ thể để tổ chức một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công nhất.
Bước 1: Xác định chủ đề chương trình
Xác định chủ đề chương trình là bước quan trọng đầu tiên. Chủ đề chương trình tùy thuộc vào mỗi công ty và mỗi lĩnh vực mà công ty hoạt động kinh doanh, cũng như thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải trong chương trình kỷ niệm lần này là gì.
Bước 2: Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ thành lập
Địa điểm tổ chức cũng rất quan trọng bởi vì đây sẽ là nơi chương trình lễ kỷ niệm được diễn ra , bạn cần lựa chọn một địa điểm đảm bảo các tiêu chí như đảm bảo đủ số lượng khách tham dự, thuận tiện cho việc đi lại như nằm ở trung tâm gần với công ty của bạn hoặc một khu vực nào đó hợp lý nhất với tất cả mọi người. Một địa điểm tổ chức tiệc sang trọng sẽ tạo nên ấn tượng mạnh với những người tham dự, tuy nhiên nó còn phụ thuộc vào ngân sách của bạn làm sao để chọn được một địa điểm phù hợp với ngân sách của công ty là tốt nhất.
Sau khi đã chọn được địa điểm phù hợp bạn sẽ tiếp tục lựa chọn loại menu và các dịch vụ đi kèm. Cần trao đổi cụ thể với trung tâm nơi bạn lựa chọn để việc setup, tổ chức đón tiếp và quá trình diễn ra buổi lễ được tốt nhất.
Bước 3: Xây dựng kịch bản chương trình lễ kỷ niệm thành lập
Kịch bản chương trình là yếu tố quan trọng tiếp theo quyết định đến sự thành công của buổi lễ kỷ niệm. Cần phải xây dựng một kịch bản chương trình thật chi tiết nhất. Nếu đã lựa chọn được chủ đề chương trình phù hợp thì việc lên kịch bản chương trình sẽ không khó. Kịch bản chương trình tùy thuộc vào văn hóa của từng doanh nghiệp để tạo nên một chương trình có tính đặc thù, riêng biệt của mỗi doanh nghiệp.
Bước 4: Lựa chọn thời gian tổ chức chương trình lễ kỷ niệm thành lập
Cần xác định được thời gian chính xác buổi lễ diễn ra khi nào để bắt tay vào thực hiện các công việc khác như:
Thiết kế sân khấu, backdrop,Photoboot, standee các vật phẩm trang trí bên trong và ngoài khu vực diễn ra buổi lễ, in ấn thiệp mời….
Bước 5: Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời
Bạn nên chú ý đến việc lên danh sách khách mời và gửi thiệp sao cho tốt nhất. Cần phải lên danh sách và rà soát lại xem số lượng khách mời đã đủ chưa, có thiếu ai không. Bạn cần lựa chọn thời gian gửi thiệp sao cho phù hợp nhất, tránh gửi thiệp quá xa thời gian tổ chức vì khách hàng có thể quên
Trước khi buổi tiệc diễn ra khoảng 1 đến 2 ngày nên có 1 đội ngũ gọi điện nhắc nhở khách hàng, hoặc có thể gửi tin nhắn để khách hàng nhớ đến buổi lễ ngày hôm đó.
Đối với các nhân viên trong công ty doanh nghiệp của bạn cũng nên có 1 thư mời điện tử gửi đến toàn thể nhân viên, đây là cách thể hiện sự trân trọng đối với toàn bộ nhân viên trong công ty.
Bước 6: Chuẩn bị quà tặng cho khách tham dự
Thông thường tại các buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty sẽ chuẩn bị sẵn những phần quà cho khách tham dự và toàn thể nhân viên, những phần quà này có thể được trao cho khách mời tại quầy check in khi khách hàng tới sự kiện hoặc là sau khi khách hàng ra về khi chương trình kết thúc.
Các món quà tặng này phù thuộc vào ngân sách của mỗi công ty, các món quà được gói cẩn thận thể hiện sự trân trọng khi dành tặng cho khách hàng.
Bước 7: REHEARSAL / Tổng duyệt chương trình lần cuối
Sự kiện “ Lễ kỷ niệm thành lập công ty” là một chương trình lớn bao gồm rất nhiều bước trong chương trình và số lượng khách tham dự cũng khá đông vì vậy để chương trình được diễn ra suôn sẻ và hạn chế sự cố xảy ra khi chương trình chạy chính thức thì việc chạy tổng duyệt chương trình là yếu tố bắt buộc.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng, nhân sự chạy chương trình như MC, ca sĩ, vũ đoàn sẽ tổng duyệt lại các tiết mục tham gia trong chương trình theo đúng thứ tự trong kịch bản.
Để tổ chức được một chương trình “ Lễ kỷ niệm thành lập công ty” Thật chỉn chu và bài bản thì chắc chắn doanh nghiệp không thể nào tự mình tổ chức mà cần đến một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Phát Hoàng Gia để có thể lên cho bạn một concept chương trình với nhiều ý tưởng nhất và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp nhất.
Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia
Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Phone: 028 3811 3444
Hotline: 0779 12 13 14
Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Phone: 028 3811 3444
Hotline: 0779 12 13 14
