Tổ chức sự kiện hội thảo là sự kiện quan trọng góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy doanh số hàng năm của doanh nghiệp thông qua quá trình chia sẽ thông tin và thu thập ý kiến về thương hiệu và sản phẩm từ phía khách hàng, đối tác nhằm thúc đẩy tiếp thị và nâng cao chất lượng sản phẩm. Vậy tổ chức hội thảo là gì? Các bước tổ chức hội thảo có những gì hãy cùng Phát Hoàng Gia tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé
Khái niệm tổ chức hội thảo?
Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Thông qua buổi hội thảo sẽ làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề một cách khoa học
Tổ chức hội thảo chính là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ giao lưu và duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đồng thời cũng thúc đẩy sự gắn bó mật thiết với các cơ quan truyền thông nhằm quảng bá thương hiệu và hình ảnh của công ty đến gần hơn với khách hàng
Tùy thuộc vào mục đích tổ chức chương trình của doanh nghiệp mà sẽ có các hình thức tổ chức hội thảo khác nhau.
Ý nghĩa của tổ chức hội thảo
Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Khi tổ chức bất kỳ một chương trình sự kiện nào các tổ chức doanh nghiệp đều mong muốn thông qua chương trình thì hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp sẽ có nhiều người biết đến hơn. Nhiều tổ chức doanh nghiệp xem việc tổ chức hội thảo như một hoạt động trong kế hoạch marketing của doanh nghiệp giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu và uy tín
Tạo lòng tin với khách hàng
Khách mời khi đến với hội thảo thường để lắng nghe các diễn giả nói về vấn đề mà họ đang quan tâm. Các buổi hội thảo mà doanh nghiệp tổ chức thường là để chia sẽ các kiến thức từ đó sẽ thu hút được sự chú ý của nhiều người đến sự kiện và tạo được lòng tin đối với khách hàng nếu sự kiện diễn ra thành công
Khi đã tạo dựng được lòng tin đối với khách hàng thì việc bán các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn
Quảng bá sản phẩm dịch vụ
Tổ chức hội thảo còn là dịp giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Thông qua buổi hội thảo doanh nghiệp cũng có thể giới thiệu các sản phẩm của mình thông qua các video, hình ảnh tại chương trình
Giải quyết các vấn đề tồn động
Các sự kiện hội thảo giải quyết các vấn đề tồn động thường là hội thảo tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề chuyên biệt hoặc các hội thảo chuyên đề – chuyên môn
Quy trình tổ chức hội thảo
Bước 1: Xác định chủ đề sự kiện hội thảo
Đây là cơ sở chính để bạn xây dựng ý tưởng, nội dung và các kế hoạch khi tổ chức hội thảo. Bạn cần xác định chủ đề một cách chính xác, cụ thể và rõ ràng để lập kế hoạch tổ chức được đầy đủ và chi tiết nhất.
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội thảo
Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:
– Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
– Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
– Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?
– Danh sách khách mời gồm những ai
– Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
– Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
– Chương trình của hội thảo
Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.
Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo
Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:
– Tạo không sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo
– Đảm bảo cách trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức.
– Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ
– Khẩu hiệu chào mừng được treo ở nơi tiếp đón khách mời
– Treo banner, backdrop thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp
– Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
– Trưng bày những sản phẩm của mình để tăng cơ hội giao thương
– Phát thư mời cho khách mời.
Khái niệm tổ chức hội thảo?
Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Thông qua buổi hội thảo sẽ làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề một cách khoa học
Tổ chức hội thảo chính là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ giao lưu và duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đồng thời cũng thúc đẩy sự gắn bó mật thiết với các cơ quan truyền thông nhằm quảng bá thương hiệu và hình ảnh của công ty đến gần hơn với khách hàng
Tùy thuộc vào mục đích tổ chức chương trình của doanh nghiệp mà sẽ có các hình thức tổ chức hội thảo khác nhau.
Ý nghĩa của tổ chức hội thảo
Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Khi tổ chức bất kỳ một chương trình sự kiện nào các tổ chức doanh nghiệp đều mong muốn thông qua chương trình thì hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp sẽ có nhiều người biết đến hơn. Nhiều tổ chức doanh nghiệp xem việc tổ chức hội thảo như một hoạt động trong kế hoạch marketing của doanh nghiệp giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu và uy tín
Tạo lòng tin với khách hàng
Khách mời khi đến với hội thảo thường để lắng nghe các diễn giả nói về vấn đề mà họ đang quan tâm. Các buổi hội thảo mà doanh nghiệp tổ chức thường là để chia sẽ các kiến thức từ đó sẽ thu hút được sự chú ý của nhiều người đến sự kiện và tạo được lòng tin đối với khách hàng nếu sự kiện diễn ra thành công
Khi đã tạo dựng được lòng tin đối với khách hàng thì việc bán các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn
Quảng bá sản phẩm dịch vụ
Tổ chức hội thảo còn là dịp giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Thông qua buổi hội thảo doanh nghiệp cũng có thể giới thiệu các sản phẩm của mình thông qua các video, hình ảnh tại chương trình
Giải quyết các vấn đề tồn động
Các sự kiện hội thảo giải quyết các vấn đề tồn động thường là hội thảo tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề chuyên biệt hoặc các hội thảo chuyên đề – chuyên môn
Quy trình tổ chức hội thảo
Bước 1: Xác định chủ đề sự kiện hội thảo
Đây là cơ sở chính để bạn xây dựng ý tưởng, nội dung và các kế hoạch khi tổ chức hội thảo. Bạn cần xác định chủ đề một cách chính xác, cụ thể và rõ ràng để lập kế hoạch tổ chức được đầy đủ và chi tiết nhất.
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội thảo
Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:
– Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
– Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
– Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?
– Danh sách khách mời gồm những ai
– Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
– Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
– Chương trình của hội thảo
Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.
Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo
Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:
– Tạo không sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo
– Đảm bảo cách trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức.
– Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ
– Khẩu hiệu chào mừng được treo ở nơi tiếp đón khách mời
– Treo banner, backdrop thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp
– Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
– Trưng bày những sản phẩm của mình để tăng cơ hội giao thương
– Phát thư mời cho khách mời.
Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia
Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Phone: 028 3811 3444
Hotline: 0779 12 13 14
Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Phone: 028 3811 3444
Hotline: 0779 12 13 14
